PDFとはどういうモノなのか？
2014/07/03
2008年に国際標準化機構（ISO）によりISO32000-1として承認されたＰＤＦ。
皆さんもインターネット上などでよく見かけると思います。
↑これのことです。
PDFとは、Adobe Systems社によって開発された、電子文書のためのフォーマットです。作業環境やOSによらず、レイアウトを保てる頼りがいのあるPDF。
PDFのメリット・PDFにできること・PDFの活用について見ていきましょう。
1.PDFのメリット
ＰＤＦを使うことのメリットは大まかに４つ
・どの環境でも、印刷しても、レイアウトを保てる
・ファイルサイズが小さく、扱いやすい
・データなので簡単に文書のやり取りができる
・セキュリティに優れる
では、それぞれについて詳しく見ていきましょう。
１．どの環境でも、印刷しても、レイアウトを保てる
PDFデータにすることで、コンピュータの機種や環境によらず、オリジナルのデザインをかなりの精度で維持することができます。皆さんも、自分のパソコン以外でファイルを開いたら、フォントや文字の大きさが変わっていたり、レイアウトがくずれてしまった経験がおありではないでしょうか。そんな時、PDFデータにしておけば、レイアウトを崩すことなく閲覧できます。
印刷してもレイアウトが崩れることはないので、各種申込書やパンフレットなどに最適です。
２．ファイルサイズが小さく扱いやすい
illustratorやphotoshopで作成した、書籍やパンフレット・カタログの原稿等…画像もページ数も多く、ファイルサイズが大きくて扱いにくいときがありますよね。
PDFデータにしておけば、ファイルサイズがかなり小さくなり、気軽に見ることができます。そのほか、エクセルやパワーポイントなどのレイアウトが崩れては困るデータも簡単にPDFにすることができます。
３．メールに添付するなど簡単に文書のやり取りができる
ファイルサイズの小さいデータなので、メールに添付するなどして、簡単に文書のやりとりが可能です。紙に印刷して郵送する手間もなくなり、エコですね。
４．セキュリティに優れる
・印刷させる／させない
・文書を開くためのパスワードの設定
・編集させる／させない
など、セキュリティ設定が充実しています。
また、デジタルＩＤでの署名など、文書の信頼性を向上させる機能もあります。
２.PDFでできること
ＰＤＦデータなら、他のデータ形式ではできないことが実現できます。
ＷＥＢページへのリンクを設定
任意の箇所にWEBページへのリンクやＰＤＦのページ内リンクを設定することができます。
テキスト認識・編集
スキャンした画像からテキストを認識できます。
書類や論文などをスキャンしてＰＤＦデータにしておけば、後から全文検索が出来るなど、便利なことが沢山あります。
入力フォームを作れる
メールに添付して送り、フォームに記入して送り返して貰うだけで、ＯＫです。
改変されないデータを作れる
セキュリティ設定を変更することで、パスワードを設定することができます。また、印刷や編集を禁止することもできます。
こうしてみると、テキストや画像の挿入・編集以外にも色々な機能をもっていますね。
adobe Acrobatをお持ちの方は、アニメーションを付けてパワーポイントのスライドショーのようなものを作ることも可能です。パワーポイントを持っていなくても、ＰＤＦだけでスライドショーが実現します。
このように多機能なＰＤＦですが、まだまだ触れる機会が少ない方もいらっしゃるのではないでしょうか。ＰＤＦの機能をフルに活用すれば、ビジネスシーンや生活の様子も変わっていくのではないかと思います。
３.PDFを活用すれば…
ＰＤＦを活用すれば、こんなことが可能…そんな内容をご紹介します。
セミナーや講習会…配布資料をＰＤＦに！
セミナー資料、印刷して配布して…毎回大変ではありませんか？ＰＤＦを配れば、印刷の手間も重い荷物もなくなります。
タブレットとタッチペンで、ＰＤＦに直接メモの書き込みもできるようです。
資料請求はデータダウンロードに！
見たいパンフレットやカタログが簡単・すぐに手元に届きます。
郵送のタイムラグや住所や電話番号などを入力する手間が無くなるので、資料請求へのハードルも下がります。
申込書・注文書などをデータ化！
ＰＤＦフォームを活用すれば、申込書や注文書をデータだけでやりとりすることも可能に！すべてパソコンで出来るので煩わしさが軽減します。
検索結果や資料ダウンロードのページで見かけていたＰＤＦ、思った以上に多機能ではないでしょ
うか。調べていうちに、こんな機能があったのかと驚くようなものもありました。
次回からは実践をまじえつつ、ＰＤＦの使い方をピックアップして詳細なレポートをお送ります。
